e-PROCUREMENT

Interaksi antara pemerintah dan masyarakat pada proses pengadaan barang dan jasa pemerintah membutuhkan suatu sistem pelayanan yang optimal, efektif, dan efisien. E-Procurement atau pengadaan barang dan jasa secara online melalui internet menjadi solusi yang tepat. E-Procurement tanpa memerlukan birokrasi yang berbelitbelit akan mendapatkan pengawasan langsung dari masyarakat. Adanya E-Procurement bertujuan untuk mengurangi korupsi, kolusi dan nepotisme, juga mempersiapkan pelaku jasa konstruksi nasional dalam menghadapi tantangan di era informatika.

Pengertian Pengadaan Barang dan Jasa Secara Elektronik (E-Procurement) 

Berikut ini akan dipaparkan beberapa pengertian E-Procurement dari berbagai sumber : 

• E-Procurement adalah pengadaan secara elektronik atau pengadaan barang dan jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan perundang-undangan (Paparan Pengadaan Barang dan Jasa Melalui Media Elektronik, Kementerian Pekerjaan Umum, 2011) 
• Menurut Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 70 Tahun 2012, pada pasal 37: Pengadaan secara elektronik atau E-Procurement adalah Pengadaan barang /jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. 
• E-Procurement merupakan pengadaan barang dan jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan perundang-undangan (Abidin, 2011). 
• Kalakota,dkk (Wijaya dkk, 2010, dalam Abidin, 2011) menyatakan bahwa EProcurement merupakan proses pengadaan barang atau lelang dengan memanfaatkan teknologi informasi dalam bentuk website. 
• E-Procurement adalah suatu aplikasi untuk mengelola data pengadaan barang/jasa yang meliputi data pengadaan berbasis internet yang didesain untuk mencapai suatu proses pengadaan yang efektif, efisien dan terintegrasi (Purwanto, 2008). 

Dapat disimpulkan bahwa E-Procurement adalah pengadaan barang dan jasa secara elektronik yang seluruh kegiatannya dilakukan secara online melalui website. Ruang lingkup E-Procurement meliputi proses pengumuman pengadaan barang dan jasa sampai dengan penunjukkan pemenang. Pengadaan barang dan jasa melalui EProcurement diwajibkan oleh pemerintah sejak tahun 2010. Sampai dengan tahun 2012, pengadaan barang dan jasa secara E-Procurement telah dilaksanakan di 33 provinsi meliputi 731 instansi di Indonesia (sumber : lkpp.go.id). 

Landasan Hukum E-Procurement Dasar hukum E-Procurement di Indonesia menurut www.bappenas.go.id dalam Nightisabha dkk, 2009, adalah : 

1.        Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 mengatur tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, 

2.        Keputusan Presiden Nomor 80 tahun 2003 mengatur tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah, 

3.        Peraturan Presiden Nomor 8 tahun 2006 mengatur tentang Perubahan keempat atas Keputusan Presiden Nomor 80 tahun 2003 

4.        Instruksi Presiden Nomor 5 tahun 2008 mengatur tentang Fokus Program Ekonomi tahun 2008-2009, 

5.        Instruksi Presiden Nomor 5 tahun 2004 mengatur tentang Percepatan Pemberantasan. 

Sedangkan pengadaan barang dan jasa pemerintah secara elektronik / E-Procurement yang dilakukan Kementerian Pekerjaan Umum diatur dalam undangundang sebagai berikut : 

1.        Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 mengatur tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, 

2.        Undang-Undang Nomor 14 tahun 2008 mengatur tentang Keterbukaan Informasi Publik, 

3.        Peraturan Presiden Nomor 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, 

4.        Peraturan Menteri PU No. 21/PRT/M/2008 tentang Pedoman Operasionalisasi Wilayah Bebas Korupsi di Lingkungan Kementerian PU, 

5.        Peraturan Menteri PU Nomor 207/PRT/M/2005, tentang Pedoman Pengadaan Jasa Konstruksi Pemerintah Secara Elektronik, 

6.        Surat Edaran Menteri Pekerjaan Umum Nomor : 17/SE/M/2010 tgl. 29 Nopember 2010 mengatur tentang Pelaksanaan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Pemerintah Secara Elektronik (E-Procurement). 

(sumber : Paparan Pengadaan Barang dan Jasa Melalui Media Elektronik, Kementerian Pekerjaan Umum, 2011). 

Saat ini penerapan E-Procurement pada instansi-instansi dan lembaga-lembaga menggunakan dasar Peraturan Presiden nomor 70 tahun 2012 beserta perubahannya dan diikuti oleh berbagai aturan dibawahnya hingga peraturan pelaksana masingmasing lembaga. 

Prinsip E-Procurement dalam Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 

Penerapan E-Procurement sebagai sistem pengadaan barang dan jasa memiliki beberapa prinsip. sebagaimana disebutkan dalam Peraturan Presiden Nomor 54 tahun 2011, prinsip-prinsip tersebut adalah : 

1. Efisien, berarti pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya yang minimum untuk mencapai kualitas dan sasaran dalam waktu yang ditetapkan atau menggunakan dana yang telah ditetapkan untuk mencapai hasil dan sasaran dengan kualitas yang maksimum. 
2. Efektif, berarti pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan dan sasaran yang telah ditetapkan serta memberikan manfaat yang sebesar-besarnya. 
3. Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang/jasa bersifat jelas dan dapat diketahui secara luas oleh penyedia barang/jasa yang berminat serta oleh masyarakat pada umumnya. 
4. Terbuka, berarti pengadaan barang/jasa dapat diikuti oleh semua penyedia barang/jasa yang memenuhi persyaratan/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas. 
5. Bersaing, berarti pengadaan barang/jasa harus dilakukan melalui persaingan yang sehat diantara sebanyak mungkin penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi persyaratan, sehingga dapat diperoleh barang/jasa yang ditawarkan secara kompetitif dan tidak ada intervensi yang mengganggu terciptanya mekanisme pasar dalam pengadaan barang/jasa. 
6. Adil/tidak diskriminatif, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang/jasa dan tidak mengarah untuk member keuntungan kepada pihak tertentu, dengan tetap memperhatikan kepentingan nasional. 
7. Akuntable, berarti harus sesuai dengan aturan dan ketentuan yang terkait dengan pengadaan barang/jasa sehingga dapat dipertanggungjawabkan. 

Tujuan E-Procurement 

Menurut Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 pengadaan barang dan jasa pemerintah secara elektronik bertujuan untuk : 

1. Perwujudan Good Governance yang menjadi tugas pemerintahan 
2. Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas 
3. Meningkatkan akses pasar dan persaingan usaha yang sehat 
4. Memperbaiki tingkat efisiensi proses pengadaan 
5. Mendukung proses monitoring dan audit 
6. Memenuhi kebutuhan akses informasi yang real time 

Dengan adanya E-Procurement diharapkan potensi terjadinya kecurangan pada proses pengadaan barang dan jasa pemerintah dapat diminimalisir. E-Procurement dapat meningkatkan efisiensi dan efikasi pada pengadaan barang dan jasa umum, mengurangi biaya, menaikkan kompetisi, untuk menjamin persamaan kesempatan dan perlakuan. Secara umum, tujuannya adalah menjamin integritas, kepercayaan masyarakat, dan transparansi dalam prosedur pengadaan barang/jasa umum (Ermal dkk, 2011). Jadi E-Procurement dapat dipergunakan sebagai alat kontrol dalam suatu proses pengadaan barang dan jasa. 

Manfaat dan Kelebihan dari Penggunaan E-Procurement 

Menurut Kalakota, dkk (Wijaya dkk, 2010, dalam Abidin, 2011) manfaat EProcurement dibagi menjadi 2, kategori yaitu : efisien dan efektif. Efisiensi EProcurement mencakup biaya yang rendah, mempercepat waktu dalam proses procurement, mengontrol proses pembelian dengan lebih baik, menyajikan laporan informasi, dan pengintegrasian fungsi-fungsi procurement sebagai kunci pada sistem back-office. Sedangkan efektivitas E-Procurement yaitu meningkatkan kontrol pada rantai nilai, pengelolaan data penting yang baik, dan meningkatkan kualitas pengambilan keputusan dalam proses pembelian pada organisasi. 

Manfaat lain dari penggunaan E-Procurement (sumber: Paparan Pengadaan Barang dan Jasa Melalui Media Elektronik, Kementerian Pekerjaan Umum, 2011) : 

• Menyederhanakan proses procurement, 
• Mempererat hubungan dengan pihak supplier, 
• Mengurangi biaya transaksi karena mengurangi penggunaan telepon atau fax atau dokumen-dokumen yang menggunakan kertas, 
• Mengurangi waktu pemesanan barang, 
• Menyediakan laporan untuk evaluasi, 
• Meningkatkan kepuasan user. 

Manfaat adanya E-Procurement bukan hanya untuk instansi maupun pengembang sistem itu sendiri melainkan juga bagi para penyedia barang dan jasa serta masyarakat umum yang hendak mengetahui proses pengadaan barang dan jasa pada pemerintah yang dapat diakses secara terbuka. Dengan E-Procurement, instansi penyelenggara pengadaan mendapatkan harga penawaran yang lebih banyak dan proses administrasi lebih sederhana, sedangkan bagi para penyedia barang dan jasa dapat memperluas peluang usaha, menciptakan persaingan usaha yang sehat, membuka kesempatan pelaku usaha secara terbuka bagi siapapun dan mengurangi biaya administrasi (Handoko, 2009 dalam Nightisaba dkk, 2009). Secara umum perbedaan pengadaan barang dan jasa konstruksi dengan cara konvensional dan EProcurement dapat ditabelkan sebagai berikut : 

Tabel  Perbedaan Sistem Pengadaan Barang Dan Jasa Konstruksi

Dari tabel tersebut, dapat diketahui beberapa kelebihan penggunaan E-Procurement, yaitu : 

• Layanan lebih cepat dikarenakan peserta lelang tidak memerlukan waktu untuk mengadakan perjalanan ke tempat pengadaan barang dan jasa dilaksanakan dan tidak perlu melakukan birokrasi yang sering menghabiskan banyak waktu. 
• Transparansi, akuntabel, efektif dan efisien karena dapat diakses siapa saja. 
• Salah satu upaya mempersiapkan para penyedia jasa nasional untuk menghadapi tantangan dan perkembangan global. 

Secara keseluruhan, E-Procurement diharapkan dapat menjadi suatu sistem lelang yang efisien dibandingkan sistem lelang konvensional bagi para pelaku jasa konstruksi. 

Tahapan Pengembangan E-Procurement 

Pengembangan E-Procurement dilakukan melalui tahapan-tahapan sebagai berikut (Paparan Pengadaan Barang dan Jasa Melalui Media Elektronik, Kementerian Pekerjaan Umum, 2011) : 

1. Copy To Internet yaitu kegiatan penayangan seluruh proses dan hasil pengadaan barang/jasa, ditayangkan melalui internet (sistem lelang) oleh panitia pengadaan. 
2. Semi E-Procurement yaitu kegiatan pengadaan barang/ jasa yang sebagian prosesnya dilakukan melalui media elektronik (internet) secara interaktif antara pengguna jasa dan penyedia jasa dan sebagian lagi dilakukan secara manual (konvensional). 
3. Full E-Procurement yaitu proses pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan dengan cara memasukkan dokumen (file) penawaran melalui sistem E-Procurement, sedangkan penjelasan dokumen seleksi/lelang (Aanwizjing) masih dilakukan secara tatap muka antara pengguna jasa dengan penyedia jasa. 

Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa sistem E-Procurement sejak tahun 2010 dilakukan secara full E-Procurement. Seluruh kegiatan dilaksanakan secara online, kecuali untuk pelaksanaan kegiatan pembuktian kualifikasi. Hal ini disebabkan belum tersedianya teknologi yang memadahi untuk mengakomodir kegiatan tersebut. Namun demikian adanya E-Procurement telah meminimalisir kesempatan untuk bertatap muka langsung antara Panitia Lelang dan Penyedia Jasa sehingga mengurangi potensi untuk berbuat curang. 

Pelaksanaan E-Procurement 

Diterapkannya E-Procurement sebagai sistem pengadaan barang dan jasa melalui proses yang telah dilakukan sejak tahun 2002 hingga saat ini. Berikut adalah tabel tahapan pelaksanaan                  E-Procurement yang dilakukan di Kementerian Pekerjaan Umum. 

Tabel  Tahapan Pelaksanaan E-Procurement 

(sumber : Paparan Pengadaan Barang dan Jasa Melalui Media Elektronik, Kementerian Pekerjaan Umum, 2011)

Dari Tabel Tahapan Pelaksanaan E-Procurement, diketahui bahwa sistem ini telah diujicobakan sejak tahun 2002 kemudian berkembang sampai dengan tahun 2005. Pada tahun 2007 dilakukan uji coba Semi E-Procurement yang dilaksanakan di Pulau Jawa dan 15 Provinsi lainnya (Sumut, Sumbar, Sumsel, Kaltim, Sulsel, Gorontalo, Bali, NAD, Riau, Jambi, Bengkulu, Lampung, Kalsel, Sulut , NTB) yang berlanjut sampai dengan tahun 2010. Sistem Semi E-Procurement plus yang dilaksanakan pada tahun 2010 merupakan sistem pengadaan barang dan jasa gabungan, yaitu melakukan lelang elektronik dan manual secara bersamaan. Hal ini dilaksanakan pada tahun 2010, ketika aplikasi E-Procurement masih belum mengalami penyempurnaan. Pada tahun 2011, mulailah diberlakukan Full EProcurement di 24 provinsi hingga tahun 2013 sistem pengadaan barang dan jasa Full E-Procurement telah diterapkan di 33 provinsi di Indonesia. 

Kelemahan dalam Pelaksanaan E-Procurement 

Diterapkannya sistem E-Procurement diharapkan akan menjadi solusi yang tepat untuk masalah-masalah yang terjadi pada proses pengadaan barang dan jasa pemerintah. E-procurement merupakan sistem yang memanfaatkan teknologi informasi yang didalamnya mengandung nilai-nilai transparansi, efisiensi, keterbukaan. Pada kenyataannya E-Procurement masih memiliki kelemahan-kelemahan serta hambatan-hambatan dalam proses pelaksanaannya, seperti kurangnya dukungan finansial, terdapat beberapa instansi dan penyedia jasa lebih nyaman dengan sistem sebelumnya (pengadaan barang dan jasa konvensional), kurangnya dukungan dari top manajemen, kurangnya skill dan pengetahuan tentang E-Procurement, serta jaminan keamanan sistem tersebut (Gunasekaran, et al., 2009, dalam Wijaya dkk, 2010 ). Penyebab hambatan sistem E-Procurement dapat diuraikan sebagai berikut : 

1. Peraturan Perundangan 

• Belum adanya peraturan yang lebih rinci tentang pengaturan tanda tangan digital. 
• Besaran file dokumen yang diunggah atau diupload. 
• Standar file dokumen elektronik yang belum ada. 

2. Sumber Daya Manusia 

Baik internal dan eksternal yang masih belum memahami pelaksanaan pengadaan barang dan jasa secara elektronik. 

3. Perangkat Keras dan Infrastruktur Jaringan 

Infrastruktur jaringan internet yang masih belum mendukung pelaksanaan pengadaan barang dan jasa secara elektronik, karena kecepatan mengakses ke sistem masih lambat. Hambatan lain dalam implementasi E-Procurement yaitu adanya kesenjangan digital, metodologi, kepentingan kelompok, dan resistansi individual atas keengganan untuk berubah (www.bappenas.go.id, 2009). Tantangan lain dalam penerapan sistem E-Procurement yaitu faktor teknis berupa standart keamanan dan pengembangan sistem itu sendiri. Tantangan yang bersifat teknis atau aksesibilitas menjadi hal yang penting dalam menilai efektivitas pelaksanaan E-Procurement (Bruno, 2005 dalam Nightisaba dkk, 2009) Penerapan E-Procurement nantinya tidak hanya di lingkungan pemerintah pusat, melainkan juga instansi dan pemerintah daerah, provinsi, kota, kabupaten diikuti dengan puluhan ribu unit kerja di bawahnya. 

Dalam penerapan EProcurement pada satuan kerja di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum saat ini masih ditemukan beberapa kendala, diantaranya adalah : 

1. E-Procurement yang diiplementasikan dilingkungan Kementerian Pekerjaan Umum belum menjadi fungsi kontrol yang maksimal. Masih adanya tatap muka pada proses pengadaan barang dan jasa dengan sistem E-Procurement, menjadikan masih terbukanya potensi untuk melakukan kecurangan. 
2. E-Procurement yang ada dilingkungan Kementerian Pekerjaan Umum belum memiliki desain integrasi data lintas instansi, diantaranya integrasi data ke Ditjen Pajak dan Perbankan. Ini diperlukan sebagai kontrol terhadap laporan pajak bagi para peserta lelang saat melakukan registrasi dan saat ditunjuk sebagai pemenang lelang. 
3. Belum adanya desain konsep pengembangan aplikasi E-Procurement di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum guna memenuhi kebutuhan dan penjaminan aplikasi dimasa datang. 

Upaya Mengatasi Hambatan dan Kendala pada Proses E-Procurement 

Saat ini telah dilakukan beberapa upaya untuk mengatasi hambatan dalam proses E-Procurement. Beberapa langkah yang telah diambil untuk mengatasi hambatan tersebut diantaranya : 

1. Melakukan pelatihan dan sosialisasi pemilihan penyedia jasa secara elektronik (E-Procurement) baik terhadap Panitia Lelang maupun bagi Penyedia Jasa. 
2. Melakukan penambahan kapasitas storage (penyimpanan) sehingga tidak ada hambatan dalam penyimpanan file atau dokumen. 
3. Memperbesar kapasitas bandwidth (kecepatan akses) dari 30 Mbps menjadi 100 Mbps.